O fluxo dos mensalistas

Os mensalistas são importantes para ajudar no pagamento dos custos fixos e reduzir a sazonalidade dos estacionamentos. O processo de disponibilização de vagas para mensalistas dá inicio no planejamento estratégico, com o cálculo do custo hora por vaga e disponibilização dos planos que melhor se adequam ao público alvo do estacionamento.

Exemplo de cálculo:

Aluguel: R$ 4.000,00
 Folha de pagamento:  R$ 8.200,00
Energia elétrica:  R$ 250,00
Internet:  R$ 99,00
IPTU:  R$ 120,00
Seguro:  R$ 2.380,00
Outros custos:  R$ 2.250,00
Custo total:  R$ 17.299,00
Dias no mês = Horas 30 dias = 720 horas
Vagas disponíveis: 30
Valor hora p/vaga:   R$ 0,80

 

Exemplos de planos:

Plano manhã – 6 horas: Custo: R$ 144,00 (Vlr. Hora * 6 horas * 30 dias)  – Valor ofertado: R$ 200,00
Plano manhã e tarde – 12 horas: Custo: R$ 288,00 (Vlr. Hora * 12 horas * 30 dias)  – Valor ofertado: R$ 350,00

Após essas definições, há de definir-se no planejamento operacional alguns processos para manter-se um controle coeso sobre os clientes mensais, seus veículos e pagamentos. Neste ponto é que chega o PARKEER, que é uma ferramenta fundamental para facilitar o controle de mensalistas. Há diversas maneiras de ter esse controle, vamos expor aqui processos comuns que podem ser adotados por qualquer estacionamento.

O PARKEER permite que você crie diversos planos com diferentes número de vagas, horários e preços. Facilitando assim, atender a demanda dos mais diversos públicos que o estacionamento pode atingir.

 

Cadastro

Quando um cliente do rotativo (ou um novo possível cliente – lead) demonstra interesse em ser mensalista, automaticamente, procura saber qual valor para a utilização que fará do estacionamento, optando ele por ser um cliente mensalista, preenche uma ficha de cadastro para autorização do proprietário do estacionamento e posterior cadastro no sistema. Nesta ficha, devem estar contidas as informações que serão inclusas no sistema, como os dados do titular, plano que deseja contratar, veículos que deseja liberar acesso ao estacionamento, etc. Um exemplo dessa ficha pode ser baixada aqui.

Após o cliente preencher e entregar a ficha de cadastro de mensalista no estacionamento, ele ficará aguardando sua autorização e cadastro para então realizar o primeiro pagamento e utilizar efetivamente como mensalista, até a data do primeiro pagamento, o cliente será considerado rotativo normal, sendo tarifado normalmente.

Com a ficha de cadastro do cliente em mãos, o gestor pode verificar o histórico de crédito dele e seu histórico, caso o titular já tenha sido cliente mensal do estacionamento, após sua autorização, é realizado seu cadastro e dos seus veículos no PARKEER.

Cadastrado o cliente, informa-se ele que deverá comparecer no estacionamento e realizar o primeiro pagamento, e que após essa data, ele será considerado um cliente mensalista.

Observação: O campo “Inativo após” deve ser deixado em branco por padrão, ele serve para inativar um cadastro após determinada data. Exemplo: O cliente informou que não será mais mensalista após o dia 5 do próximo mês, acerta-se então o valor pendente (se houver) até este período, depois coloca-se a data no campo “inativo após”, à partir desta data o sistema irá desconsiderar o cadastro do mensalista, servindo apenas como histórico para futuras tomadas de decisão. Nas versões anteriores a versão 4.8 este campo se chama “Vencimento”, mudamos seu rótulo para não causar confusão com a data de vencimento do pagamento do mensalista.

 

Primeiro pagamento

Quando o cliente retorna ao estacionamento, poderá fazer o primeiro pagamento e passar a utilizar o estacionamento dentro do plano contratado. Como os demais pagamentos, o atendente poderá realizar o pagamento através da opção “Pagamento de mensalistas” no módulo de atendimento.

O pagamento de mensalistas nos estacionamentos é sempre antecipado. É assim para conter a inadimplência no último mês, já que muitos clientes deixam de ser mensalistas e não procedem um cancelamento formal junto ao estabelecimento, dificultando a cobrança dos dias restantes utilizados.

O valor pago pelo mensalista é lançado no caixa do atendente, também é impresso um recibo à ser entregue para o mensalista, o estacionamento NÃO NECESSITA de comprovante do pagamento, uma vez que todos os dados de pagamentos de mensalistas estarão disponíveis para o gestor no sistema, através da sua senha de administrador.

 

Controle de inadimplência

Um dos pontos fortes no controle informatizado é a facilidade de controlar e prevenir a inadimplência. Com o PARKEER é possível criar artifícios naturais (sem intervenção manual) de prevenção, vejamos:

A opção “Após x dias de atraso, tarifar normalmente” força com que clientes que costumam pagar sempre em atraso comecem a garantir o pagamento no dia certo, afim de não pagar o valor do rotativo por não estar em dia com a mensalidade. Já a opção de desconto por adiantamento de mensalidade (Até x dias de adiantamento x% de desconto), garante que clientes que pagam em dia se sintam prestigiados por assim o fazer.

Para controlar quais clientes estão inadimplentes, quais estão utilizando o estacionamento e quais não estão, existe um relatório exclusivo para isso: O relatório de mensalistas. Ele apresenta diversas informações, com variados filtros para facilitar o controle do gestor.

Entre os filtros, você pode escolher diversas combinações.

– A opção plano, seleciona clientes de apenas um plano de mensalidades;
– Mostrar veículos, mostra todos veículos cadastrados dos mensalistas;
– Mostrar pagamentos, mostra todos pagamentos dos mensalistas listados;
– Somente inadimplentes mostra somente clientes em situação de inadimplência com o estacionamento;
– Mostrar vencidos mostra também aqueles cadastros que foram desativados utilizando a opção “inativo após”.

No relatório, as informações exibidas também visam facilitar o controle, veja (clique na imagem para ampliar).

No exemplo acima, estão demarcados os campos mais importantes na interpretação deste relatório. A coluna “Venc” é o dia em que venceu a mensalidade do cliente, a coluna “S./U.” são os dias que o cliente não utiliza o estacionamento, muito útil para identificar clientes que foram embora e não cancelaram o estacionamento. Neste caso, você pode inativar o cadastro do cliente e colocar uma observação no campo destinado a isso no cadastro do mensal. Já nas colunas atraso e saldo devedor, o sistema mostra de forma sintética qual o valor e o atraso do mensalista, por pagamento atrasado ou por pagamento recorrente (fatura gerada manualmente, que pode ser derivada de serviços prestados extras ou horas/vagas excedidas do plano de mensalidade). Ao final do relatório, o total mostra a soma de todas inadimplências que seu estacionamento tem à receber.

 

Valores extras

Quando um cliente excede o número de vagas compreendidas no plano de mensalidade no qual está cadastrado, o sistema cobra como um cliente do rotativo normal, ou seja, de acordo com seu tipo de veículo. O mesmo ocorre caso o cliente, mesmo dentro desse número de vagas, estiver fora do horário configurado no plano. Também há casos em que o cliente paga ao final do mês os serviços de lavagem consumidos ao longo daquele período, nestes casos, há de lançar-se manualmente o próximo pagamento do cliente para que o sistema cobre esses valores extras.

Para acessar os pagamentos do mensalista, basta acessar o cadastro dele em “Mensalistas” e clicar no botão da listagem de pagamentos (ícone de calendário, no canto superior direito, ao lado da bicicleta – Veículos, e do livro – Listagem de mensalistas).

No lado esquerdo, você conseguirá ver a listagem dos pagamentos já efetuados (ou a efetuar) do mensalista, no lado direito, as informações do pagamento selecionado na listagem.

Para inserir um novo pagamento à ser efetuado, ou seja, para que o cliente pague no próximo mês, primeiro, há de verificar-se se já não existe um pagamento em aberto para a data, caso exista, basta editar esse pagamento, somando ao valor da fatura o que quiser adicionar. Caso ainda não exista, clique em incluir, digite um histórico, coloque a data de vencimento e valor total.


Os campos data do pagamento e valor pago devem ficar em branco, eles serão preenchidos automaticamente quando o atendente buscar as informações para pagamento utilizando a placa do veículo no módulo de atendimento.