Neste tutorial, vamos ver os meios mais eficientes para se trabalhar com o caixa no estacionamento e como realizar a conferência dos turnos exercidos pelos funcionários através do relatório de caixa do software de estacionamento.
O PARKEER possui rotinas que asseguram que os valores recebidos (em geral) sejam corretamente registrados no caixa do funcionário, seja no caso dos serviços de estacionamento propriamente ditos, como também em serviços de lavagem, pagamento de mensalistas, na compra de vouchers, etc. No encerramento do caixa do funcionário, o software emite um demonstrativo que deve acompanhar o dinheiro e os comprovantes das máquinas de cartão para o responsável administrativo do estacionamento ou da rede de estacionamentos realizar a devida conferência.
Caixas independentes
Os procedimentos operacionais para gerir caixas de forma independente são os mais recomendados, pois separam totalmente a responsabilidade entre os funcionários. Usando este método, cada funcionário recebe um valor fixo de troco do funcionário do turno anterior e entrega da mesma forma. Esse valor (de troco) é pré-determinado pelo gestor na implantação e varia de acordo com os valores praticados pelo estacionamento. Ao final do turno, o funcionário retira o excedente e deposita em local apropriado (cofre ou boca de lobo) o saldo de caixa para posterior conferência pelo responsável.
Exemplo: O estacionamento determinou que o valor de troco em dinheiro é de R$ 280,00. Sendo Duas notas de R$ 50,00, 10 notas de R$ 10,00 , 10 notas de R$ 5,00 e 15 notas de R$ 2,00, ou o mais próximo disso (em separação de notas). No ato da troca de caixa, o funcionário verifica que o seu caixa tem um saldo de R$ 1.820,00 em dinheiro, então deve colocar em um envelope o demonstrativo de caixa (que é emitido no encerramento) e a quantia de R$ 1.540,00, deixando o valor de troco para o próximo atendente, que precisa só conferir esse pequeno valor para começar a trabalhar.
Este método de gestão de caixa, trás diversas vantagens, entre elas:
- Agrega maior responsabilidade para cada funcionário sobre seu caixa
- Em caso de assaltos, não incide sob grandes valores (pois não acumula valores além do turno)
- Facilita a troca entre os turnos, pois o funcionário já sabe o valor que deve ter no gaveteiro quando começar a trabalhar, faz uma conferência rápida (pois é pouco dinheiro) e inicia logo seu turno.
Caixas sequenciais
Outro meio de realizar-se a gestão de caixas são os caixas sequenciais, neste método, o funcionário do turno anterior encerra seu caixa e repassa todo valor do seu turno para o próximo funcionário. Após conferido os valores na gaveta, cartões, PIX e outros meios de pagamento, o funcionário que está saindo, repassa seu fechamento ao novo funcionário, que confere todos valores novamente e lança no seu caixa (Atendimento > Caixa - F8 > Lançamento - F3) um SUPRIMENTO com o valor recebido do caixa anterior. Quando uma retirada é realizada pelo gestor, o mesmo procedimento de lançamento é realizado, desta forma escolhendo a opção SANGRIA.
O gestor administrativo do estacionamento pode realizar conferências diárias ou semanais, mas nunca deixando acumular muitos caixas, que tornem o trabalho de análise de alguma diferença (caso houver) complexa demais, quanto mais tempo, mais difícil de entender (e até de lembrar) as situações.
Inicialmente, pode fazer uma análise menos criteriosa, afim de bater os valores recebidos com o que consta como recebido no sistema, pra isso, a opção ANALÍTICO no filtro do relatório de caixas deve estar desmarcada. Se no relatório sintético (menos detalhado) os valores recebidos dos funcionários estiverem em coerência ao apresentado no software, não há necessidade de análises mais criteriosas, o que deve ser feito caso haja diferença.
Neste caso, marcando-se a opção "ANALÍTICO", o software PARKEER apresenta um relatório dos caixas com todos lançamentos discriminados, podendo então o gestor, em conjunto ou não ao funcionário que opera o caixa, procurar a diferença entre o valor recebido do funcionário e os lançamentos realizados no software, levando-se em conta de sempre analisar o índice inicial e final dos cupons e os intervalos de horários entre os caixas.