Convênios
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Introdução
Convênios são uma parceria entre estacionamentos e empresas (conveniados) para fortalecer a experiência de clientes com essas empresas, o que também gera excelentes oportunidades de atrair novos clientes ao estacionamento.
As negociações sobre os convênios variam de acordo com a área em que o estacionamento está localizado e seu interesse na aquisição dos clientes do estabelecimento a ser conveniado, um estudo prévio sobre o perfil desses clientes ajuda muito na tomada de decisão.
Em geral, o conveniado paga um valor menor que o valor normal cobrado pelo estacionamento por uma fração de 30 minutos ou 1 hora, de acordo com o tempo médio gasto dentro do seu estabelecimento.
Todo estacionamento deveria levar em conta trabalhar com convênios, pois além de ser uma excelente forma de aumentar-se a movimentação avulsa no estacionamento, é também uma boa chance do estacionamento mostrar seu serviço para adquirir o cliente.
As formas de operacionalizar os convênios são muitas, desde a utilização de carimbo no cupom de retirada do veículo ou selos autocolantes. Quando o cliente retorna ao estacionamento para retirar o veículo, pagar e ir embora, o convênio é aplicado na operação isentando ou descontando do cliente determinado valor (conforme acertado com o conveniado).
Falando de software
Após as definições de valores com o conveniado, precisamos registrar no sistema o novo convênio para que seja aplicado no dia a dia do estacionamento.
O primeiro passo é abrir o cadastro de convênios, em seguida, clica-se em “Incluir” para inserir um novo convênio, “Excluir” para apagar o convênio atual, ou ainda, quando estiver em edição, pode-se cancelar as alterações realizadas clicando em “Cancelar” ou salvar no banco de dados o que foi alterado, clicando em “Gravar”. As setas no canto superior direito navegam entre os registros de convênios gravados no banco de dados.
Vejamos as opções disponíveis para criação de convênios:
Descrição é uma forma de você identificar o convênio, exemplos: PADARIA, LOJA DE ROUPAS, FERRAGEM, etc.
Quem paga? É a opção que define se o valor dentro do tempo estipulado será pago pelo cliente ou pelo conveniado.
OPÇÃO “CLIENTE”: Para convênios onde há apenas o desconto, ou em que o conveniado paga uma parte e o cliente paga o restante.
OPÇÃO “CONVENIADO”: O que normalmente ocorre, quando o conveniado paga a primeira fração de 30 minutos, 1 hora ou mais.
Observação: Essa opção é chamada de “Cobrar do cliente” nas versões mais antigas do PARKEER.
Convênio por valor é quando o tipo de convênio contempla um determinado número de minutos por um valor, esse valor deve ser informado no sistema, tanto quando o cliente ou o conveniado pagam.
Desconto percentual sobre o total para convênios que definem um valor percentual sobre o total tarifado, exemplo, se o cliente ficou 3 horas a R$ 5,00 a hora, o valor cobrado seria de R$ 7,50 se o percentual for de 50%, ou cobraria R$ 10,75 se o percentual fosse de 25%, e assim sucessivamente.
Desconto fixo sobre o total para convênios que preveem um desconto em valor fixo sobre o total utilizado pelo cliente, independente de quanto seja. Por exemplo, se o cliente foi tarifado em R$ 30,00 e o desconto do convênio esteja configurado para R$ 10,00, o cliente passará a pagar R$ 20,00.
Pré-pago é uma opção muito utilizada por estacionamentos que necessitam cobrar do cliente na entrada do veículo.
Isso é utilizado em diversas situações, por exemplo, em estacionamentos próximos a boates, shows e outras festas, onde o motorista pode querer deixar de pagar por motivos alheios a empresa (lembrando que, segundo a Lei brasileira, o estacionamento não pode reter o veículo, documentos ou outros pertences do cliente).
Aplicação do convênio
Quando o cliente retorna para retirar o veículo o convênio pode ser acionado de duas maneiras:
Automaticamente: se foi utilizado um convênio pré-pago na operação, no ato da entrada do cliente, ele aplicará os descontos cabíveis ao convênio.
Manualmente: quando o cliente retorna com um indicativo de convênio, que pode ser o cupom assinado, carimbado ou com selo de convênio. Neste caso o convênio deve ser aplicado ANTES de tarifar o cliente.
Como aplicar um convênio
Quando você precisa aplicar um convênio na saída de um veículo, antes de realizar a operação (digitar a placa ou selecionar o veículo) aperte a tecla F10 ou clique sobre o botão “Convênio” na tela de atendimento. Utilize as teclas para cima e baixo do teclado para selecionar o convênio desejado, aperte ENTER para confirmar. Caso queira selecionar um convênio com o mouse, clique duas vezes sobre o convênio desejado.
Em seguida, digite a placa, selecione o veículo na lista de pátio ou aproxime o cupom de retirada do veículo do leitor de código de barras, o convênio será aplicado na saída do veículo.
Como aplicar um convênio pré-pago
Verifique se o indicador de convênio ficou ativo após você selecionar o convênio, caso não esteja, você não selecionou corretamente o convênio, volte e leia com atenção repetindo a operação.
Se o convênio foi acionado corretamente, digite então a placa e os demais dados do veículo como se fosse realizar uma entrada normalmente, após confirmar a entrada, será mostrada a tela de pagamento para efetivar a ação do convênio sobre a operação.
O valor do convênio pré-pago é lançado automaticamente no caixa do funcionário que realizou a entrada (que recebeu o dinheiro).
Na saída NÃO é necessário acionar novamente o convênio, basta realizar a saída do veículo normalmente, o sistema automaticamente assumirá o convênio da entrada.
Importante saber
Se o tempo tarifado para o cliente ultrapassar o previsto no convênio, ele será tarifado normalmente seguindo a tabela do seu tipo de veículo, como no exemplo abaixo.
Relatório de convênios
Para tornar as operações com convênios exatas e as relações com conveniados transparentes, o relatório de convênios é a ferramenta chave para exibição dos resultados.
A combinação mais utilizada de filtros para este relatório é o de intervalo de datas com seleção do convênio, esse é o relatório gerado para cobrar mensalmente o conveniado, que geralmente realiza os pagamentos no mês seguinte ao utilizado.