Introdução

Os mensalistas são recursos importantes para garantir os custos fixos e reduzir a sazonalidade do estacionamento. Este tutorial ensinará você a controlar seus mensalistas, pagamentos e planos através do software PARKEER.

O processo de disponibilização de vagas para mensalistas dá início no planejamento estratégico, com o cálculo do custo hora por vaga e disponibilização de planos vantajosos ao estabelecimento e atraentes ao consumidor.

Falando de software

Após essas definições, há de definir-se no nível tático alguns processos para manter o controle sob entradas e saídas, vagas, pagamentos, etc. Neste ponto é que o PARKEER é uma ferramenta fundamental.

O primeiro passo para configurar-se no software os mensalistas, como no plano estratégico, é definir os planos de mensalidade.

Cadastra-se os planos desejados usando o botão incluir (para criar um novo registro) e gravar (salvar os dados).

A descrição é o nome do plano de mensalidade, uma forma fácil de saber-se do que se trata aquele plano, exemplo “CARRO MANHÔ,“MOTO 24 HORAS”, “ESPECIAL - EMPRESA XYZ”, etc. Use da sua imaginação! 

O horário compreende o intervalo de tempo que o mensalista poderá utilizar o estacionamento sem pagar nada extra. Para planos de 24 horas utilize 00:00 às 00:00 nestes campos.

Vagas é o número de veículos que poderão estacionar simultaneamente (ao mesmo tempo) no estacionamento sem cobrança adicional.

É como se você estivesse locando vários espaços físicos para este cliente, o que obviamente não precisa ser demarcado, pois na ausência do cliente mensal, há oportunidade de fazer-se dinheiro utilizando aquele espaço.

Multi-vagas (car-pooling)

Outra funcionalidade importante do PARKEER é o controle multi-vagas. Isso permite que você utilize melhor os espaços físicos do estacionamento, atendendo clientes avulsos e mensalistas ao mesmo tempo, tomando-se o cuidado apenas para não deixar nenhum mensalista sem vaga.

Com este controle também é possível cobrar valores excedentes de mensalistas que extrapolam o número de vagas contratadas entre os veículos que possui, muito comum entre empresas, onde os funcionários não tem nenhum conhecimento quanto aos veículos que estão estacionados ou não. 

Como funciona?

Imaginemos que o cliente contratou no seu estacionamento duas vagas, mas na sua família, possuem três veículos e todos estão cadastrados para usar o estacionamento. Ao entrar, o primeiro veículo acessa o estacionamento e aloca a primeira vaga contratada, o segundo veículo a segunda, e no ato da entrada do terceiro, este, é tarifado normalmente até que uma das duas vagas venha a desocupar, ou que seja efetuada sua saída.

Caso neste meio tempo, uma das vagas fique desocupada(representado pelos carros 1 e 2 na figura acima), o veículo excedente ocupa aquela vaga que desocupou, parando de ser cobrado.

Nesta última figura, como mencionado, o veículo 3 pagará somente o que excedeu de tempo e vagas ao contratado com o estacionamento.

Limitação por horário 

Como já falamos, o software permite que você configure diversos planos de mensalistas entre horários, como por exemplo, diurno, noturno, manhã, tarde, noite, etc. Desta forma, é possível que se faça uma limitação por horários específicos, por exemplo, que o plano intitulado “Manhã” corresponda das 7h às 12h, cobrando o excedente a este horário caso o cliente deixe o estacionamento depois desse horário ou chegue antes.

Logo, quando isso ocorrer, na tarifação da saída constará o tempo excedente ao plano do mensalista como cobrança segundo o tipo do veículo do mensalista (cadastro de tipos de veículos - tabelas). 

Cadastro do mensalista

            O cadastro do mensalista possui apenas as informações necessárias ao atendimento do cliente e resguardo do estabelecimento, tornando fácil e rápido o processo de cadastramento.

Os únicos campos estranhos a um cadastro de clientes como qualquer outro são os campos “Plano” e “Inativo após”, além do alerta de mensalista vencido e os ícones na parte superior direita, que passarei a explicar.

PLANO

É neste campo que se seleciona o plano que o mensalista está enquadrado para utilização do estacionamento, este campo vai determinar qual valor mensal que ele pagará e quantas vagas terá à disposição.

Inativo após

Nos estacionamentos, como em qualquer outro negócio, infelizmente também perdermos clientes por motivos alheios ao nosso controle, tais como por troca de residência, mudança de trabalho, etc.

Pensando naqueles clientes que preocupam-se em manter um bom relacionamento com as empresas que lhe prestam serviço e que avisam quando deixarão de serem clientes, criamos esta funcionalidade.

Com ele é possível inativar um mensalista após determinada data, ou seja, os veículos do mensalista são considerados dentro do plano até a data informada neste campo, após, deixam de serem mensalistas e passam a pagar segundo a tabela do seu tipo de veículo. Por padrão este campo vem vazio (sem nenhuma data),  o que quer dizer que não há nenhuma programação de inativação para este cliente.

Quando a data de inativação chega, um aviso em vermelho é mostrado no cadastro, afim de diferenciar os cadastros inativos dos ativos.

Recomenda-se que em qualquer hipótese, utilize-se desta opção para inativar o cadastro de um mensalista ao invés de excluir por completo o cadastro do mensalista.

Pois caso o cliente queira retornar um dia a condição de mensalista, há dados para se realizar uma análise aprofundada sobre o comportamento do mensalista em relação aos pagamentos, observações, etc.

Edição dos pagamentos

            É possível também nesta parte do sistema, editar os pagamentos do mensalista(caso necessite fazer alguma correção em um pagamento já efetuado, ou que irá se efetuar), é importante que o administrador do estacionamento tome cuidado ao liberar este módulo para outros usuários, restringindo somente a quem realmente confia.

Para acessar os pagamentos, você deve clicar no ícone correspondente a um calendário no registro do mensalista que quer editar.

O campo histórico é uma descrição da fatura a ser  paga pelo cliente, como lembrete do que se trata aquela fatura, ele pode conter mensalidades ou ainda serviços prestados, quando é o caso de lançamento em conta, o que veremos mais tarde.

Vencimento é a data limite para o pagamento daquela fatura, não de utilização do estacionamento, como muitos se confundem. Nos estacionamentos, tratamos sempre os pagamentos como pré-pagos à utilização do estacionamento,logo, o cliente paga a fatura na data de vencimento e utiliza pelo período de 1 mês a contar daquela data.

O campo valor total é o valor que o cliente deve pagar ao estacionamento e o valor pago é quanto este cliente já pagou dessa fatura, assumindo que poderá o administrador receber algum valor menor ao valor devido, dado a um acerto de cobrança, etc.

Reduzindo a inadimplência

Os campos acréscimo e desconto, disponíveis no cadastro do pagamento do mensalista mostram quanto o cliente ganhou de desconto ou foi multado em acréscimo em relação ao valor original da fatura e o dia que efetuou o pagamento. Essa opção de desconto e acréscimo automáticos está disponível e pode ser configurado nos parâmetros gerais do software(configurações).

Com estas opções habilitadas cria-se um ambiente propício ao pagamento adiantado ao próximo vencimento, pois pagando-se adiantado há desconto, enquanto pagando com atraso, há multa (acréscimo).

Outra forma de combater-se a inadimplência é voltando a tarifar mensalistas como no rotativo (avulso) após alguns dias que não tenham efetuado um novo pagamento. Isso também pode ser configurado no mesmo local e funciona da seguinte forma, exemplo:

O cliente realizou seu último pagamento no dia 15/07, estará adimplente (em dia) até o dia 16/08, se até o dia 16/08 não realizar um novo pagamento, passará a utilizar o espaço do estacionamento como mensalista sem ter pago uma nova mensalidade (lembrando que nos estacionamentos cobramos sempre adiantado).

Se a opção Após [3] dias de atraso, tarifar normalmente estiver habilitada, após o dia 19/08 quando o cliente sair do estacionamento será tarifado como um cliente normal, desconsiderando seu cadastro de mensalista até que ele realize um novo pagamento de mensalidade.

A opção “avisar quando entrar um mensalista” faz realmente o que promete (ainda bem né?), mostrando um aviso na tela cada vez que um mensalista é inserido no pátio. Caso o cliente mensalista esteja fora do seu horário contratado ou inadimplente com o estacionamento, o aviso muda sua aparência para alertar o operador.

Mensagem para um mensalista inadimplente.

Mensagem para um mensalista fora do horário do seu plano.

O fluxo dos mensalistas

Quando uma pessoa demonstra interesse em tornar-se cliente mensalista, o primeiro passo é analisar se há vagas disponíveis para locação mensal e se a demanda do novo cliente é rentável ao estacionamento. Pois nem todo mensalista é rentável ao estacionamento.

Em geral, realiza-se no estacionamento um cadastro prévio, em folha ou formulário pré-impresso, para que possa-se tramitar e levantar informações acerca do cliente.

Um exemplo de formulário é esse que disponibilizamos para nossos clientes com a possibilidade de ser editado, você pode baixa-lo em nosso site na página de suporte https://www.parkeer.com.br/suporte.

Com a ficha de cadastro em mãos o gestor pode tomara decisão sobre aceitar ou não o novo cliente, caso aceite, basta registrar no PARKEER o seu cadastro (se ainda não for cadastrado), caso esteja retornando,basta remover a data do campo “inativo após” e acertar o próximo pagamento(provavelmente na data em que o cliente começará a utilizar o estacionamento).

Somente após o primeiro pagamento o cliente é considerado no sistema como mensalista, até lá, cada utilização é tarifada normalmente como cliente avulso.

Pagamentos de mensalistas

            No atendimento existe uma tela especialmente destinada ao recebimento de mensalidades.

Isso, porque pensamos tudo o que podíamos para tornar o mais fácil e rápido possível realizar o recebimento de clientes mensalistas, algo que interessa ao cliente e mais ainda ao estacionamento.

Para buscar um mensalista você pode digitar parte,do nome dele, a placa do veículo inteira, ou o mais próximo do nome completo e apertar ENTER.

Se existir apenas um resultado na busca, o pagamento é gerado em tela, caso contrário, você terá que selecionar entre os resultados utilizando as setas PARA BAIXO e PARA CIMA e apertar ENTER.

Os dados de histórico, valor a ser pago, incluindo descontos e acréscimos caso haja, tudo é calculado automaticamente. Caso você ainda necessite aplicar alguma multa manualmente, utilize o campo multa para este fim.

Também é possível selecionar a forma de pagamento a ser utilizada pelo cliente, assim seu caixa fica organizado e de acordo com oque você tem recebido.

Ao final da operação, o PARKEER imprimirá um recibo a ser entregue para o cliente e o valor recebido do mensalista é creditado no caixa do funcionário em operação.

Relatório de mensalistas

Acima de todos controles de mensalistas, inteligência de negócio e regras automatizadas, estão os relatórios. O relatório do PARKEER não deixa desejar na sua combinação de filtros e eficácia das informações apresentadas.

Entre os filtros é possível selecionar apenas clientes de um determinado plano, mostrar os veículos e pagamentos de cada mensalista, listar somente os inadimplentes, mostrar mensalistas que foram inativados e ainda escolher a ordenação disso tudo.

Como os demais relatórios, o relatório de mensalistas é gerado em formato HTML e pode ser exportado e aberto em qualquer outro computador com um navegador de internet (não requer conexão com a internet).

Você também pode salvar os arquivos no seu computador e economizar papel, ou imprimir utilizando a impressora PDF do Windows, lembre-se do meio ambiente – eque tem esses dados a disposição a qualquer momento que precisar - antes de enviar para a impressora tradicional.

O relatório de mensalistas apresenta os seguintes campos:

Mensalista – Nome do cliente

Telefone – Telefone do cliente (fixo ou celular) para uma eventual ligação, cobrança ou desligamento

Plano – Plano onde o mensalista está enquadrado

Venc/S.U. – Neste campo temos duas informações muito importantes. A primeira é o dia de vencimento do mensalista, que combinado ao campo atraso dará o dia exato de vencimento do mensal. No segundo, os dias Sem Uso do estacionamento pelo mensalista, fácil para identificar se o mensalista abandonou o estacionamento sem dar satisfação.

Atraso – Referente a quê o mensalista está devendo ao estacionamento.

Saldo devedor – Valor total devedor do mensalista.

No rodapé do relatório o saldo devedor de todos mensalistas é somado, no cabeçalho apresenta informações da empresa, data e hora de emissão, entre outros.

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