Os 3 Controles do Estacionamento Informatizado

Um estacionamento (corretamente) informatizado deve ter apenas três controles básicos para sua administração, vamos ver quais são eles?

É sabido que a informatização tem o caráter de agregar maior controle entre os sistemas de gestão (do negócio) e automatizar tarefas que antigamente eram feitas pela mão humana, pois bem, neste artigo vamos ver quais são os 3 controles básicos que ainda precisam ser feitos pelo administrador do estacionamento, como resultado das informações propiciadas pelo software de gestão da operação do estacionamento.

1º - Fiscalização do Pátio

Um software bem desenvolvido não pode admitir fraudes, que são alterações nos dados informados nele e verificados por outros sistemas (de gestão) ou pessoas. Entretanto, nos estacionamentos, há uma peculiaridade que deve preocupar todo proprietário ou administrador, que é a correlação entre os veículos que estão no pátio  e que estão lançados no sistema. É preciso garantir que todos veículos são lançados na sua entrada no pátio do estacionamento e também que só seja realizada sua saída no software de controle quando o cliente retornar e pagar o tempo que utilizou.

O lançamento e disponibilização do cupom de retirada do veículo na entrada do cliente já garante que o veículo seja inserido no tempo certo da sua entrada,  pois acaba fiscalizado pelo próprio cliente, que cria o hábito de descer do veículo e ir até o atendimento retirar seu cupom e, quando ele não é disponibilizado, ascende o alerta a possíveis fraudes, por medo de ser lesado. Por isso é importante não disponibilizar nenhum tipo de cortesia ou tolerância na entrada, justamente para que um eventual cancelamento seja justificado e impossibilite qualquer fraude neste momento.

Na saída é que a coisa pode complicar um pouco mais, pois se não houver transparência na operação, por exemplo, que o cliente consiga visualizar a tela do sistema onde está sendo cobrado (e atente-se a isso) ou que obrigatoriamente seja emitido um recibo, dificilmente teremos o mesmo ator (o cliente) como fiscalizador da operação e abre espaço para um funcionário mal intencionado fazer a saída do veiculo antes que o cliente retorne ao estacionamento para sua retirada. Uma forma de dirimir estas fraudes é realizar fiscalizações aleatórias no estacionamento, conferindo o pátio em relação aos veículos lançados no sistema. Hoje, com os sistemas de CFTV (câmeras), esse trabalho fica ainda mais fácil, pois pode-se verificar no sistema quando o veículo está sendo lançado e se eventualmente está sendo retirado antes do momento apropriado.

Em redes de estacionamentos que atuam na mesma cidade ou em locais próximos, o papel do fiscal de estacionamento se torna aplicável, pois além de fazer esse trabalho de conferência nos estacionamentos, ele também leva até a administração do estacionamento os caixas encerrados pelos funcionários com seus respectivos valores, evitando também assaltos e,ou roubo de grandes valores.

No PARKEER, temos uma opção na tela de atendimento que imprime todos veículos que devem estar no pátio do estacionamento em um cupom de conferência, que pode ser marcado com caneta conforme vai sendo conferido, no software, essa opção chama-se "Conferência" e pode ser acionado pela tecla de atalho F9.

2º - Controle dos Caixas

Como em qualquer outro negócio, nos estacionamentos também precisamos controlar o fluxo dos valores que são recebidos por funcionários e disponibilizados para que façam eventuais trocos ou pagamentos. No PARKEER, tratamos estes caixas de forma individualizada por cada usuário, permitindo, inclusive, que trabalhem simultaneamente em terminais diferentes, cada um com seus valores. Quando um caixa é encerrado, inicia-se automaticamente um novo ciclo de operação até que seja finalizado novamente, não deixando nenhuma lacuna entre um e outro.

No encerramento, um demonstrativo de encerramento é impresso para que acompanhe os valores e possa se identificar de qual turno é aquele dinheiro, entretanto, não deve ser utilizado para conferência da totalidade dos caixas, servindo para isso, o relatório de caixas do software, que é mais completo e permite uma análise mais criteriosa (analítica) caso seja necessário. No demonstrativo e também no relatório, a data e hora de abertura do caixa (encerramento do anterior) e encerramento do atual marcam a já citada sequência de caixas do funcionário. Você pode ver mais sobre isso no tutorial de conferência de caixas.

Depois de conferidos,  os valores devem ser lançados no seu sistema de gestão administrativa (gestão financeira) para que contabilize no faturamento do estacionamento, etc.

O relatório de caixas do PARKEER permite diversas combinações de filtros para que facilitem esse controle, como o intervalo de datas e, quando necessário uma análise mais aprofundada, mostrar registro a registro das operações realizadas pelo usuário (analítico).

Desta forma fica fácil a gestão de qualquer estacionamento, não é mesmo? :)

3º - Controle de Inadimplência e Abandono (Mensalistas)

Outro controle que necessita de uma atenção especial do gestor do estacionamento é o de mensalistas. Como já mencionamos no tutorial de mensalistas, eles compõem parte importante do faturamento do estacionamento, principalmente para pagamento dos custos fixos. Além da inadimplência, que já é bastante combatida na própria operação do estacionamento pelo software (veja neste vídeo de demonstração), precisamos verificar periodicamente se nenhum cliente abandonou o estacionamento, prática bastante corriqueira no nosso meio, já que os pagamentos são sempre adiantados à utilização do estacionamento.

O PARKEER facilita (e muito) esses controles, compilando em um só relatório as informações de pagamentos e de utilização do estacionamento pelos mensalistas, que estão cadastrados no sistema. Além da discriminação do cliente, contato (telefone) dele e do que está devendo ao estacionamento, o software também mostra uma coluna "S.U." que quer dizer "SEM USO", ou seja, os dias que o mensalista não utiliza o estacionamento. É bem comum em casos de abandono, o cliente estar devendo dois meses (ou o tempo que abandonou) e a coluna SEM USO acompanhar este período, com 60 dias ou mais, conforme o caso, claro.

Conclusão

Agora você está por dentro dos controles necessários para que seu estacionamento funcione corretamente, todos eles facilitados pelo software PARKEER e que também podem ser realizados de forma remota, permitindo que seu investimento (o estacionamento) gere resultados mesmo sem sua presença no local o tempo todo. Com poucos minutos por semana é possível conferir todos esses pontos e manter o negócio em dia.

Se você ainda tem dúvidas para informatizar seu negócio, entre em contato conosco que ajudamos na escolha e implantação dos melhores sistemas para seu estacionamento.